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| 時代はCloudですよ、って言っとけばいい雰囲気 |
会議ごとに資料が配布され、また後日訂正版の資料が配られる、そんなことが多いです。なので配られた資料は日付を入れてPDFにしてクラウドに保管します。改訂版の資料が出てくれば、それも日付を入れて保存。何通りもの資料の山に悩まされることはありません。また改訂された経緯も日を追って確認できます。
PDFにした資料は全てGoogle Driveに入れておいて、必要に応じて閲覧しています。ネット環境のない場所でもiPhoneのテザリングを使えば十分対応可能です。iPadやiPhoneからも閲覧でき、Google DriveはPDFのいい保管場所になっています。
利用頻度が高い資料についてはiPhoneやiPadのiBooksに保存しておけばオフラインでも閲覧可能です。ここは本棚形式で表示できるので利用頻度の高いものだけを整理しておいておけば便利です。
そして利用頻度は低いものの重要なものは自宅のTime Capsule内に保存しています。必要に応じて外出先でもMacBookからアクセスして使えます。またディスクへのアクセスにパスワードを掛けて簡単なセキュリティもつきます。
いつでもアクセスできるて編集できる、さらにかさ張らない、本当に大事でよく使う資料は紙よりも電子データの方がいいと思います。ちなみにPDF化した後の紙の書類は本当は要らないのですが、一応全部紙袋に入れて会社のロッカーにカギをかけてしまってあります。